CHI FA COSA NELLA TUA AZIENDA?

Da quando ho iniziato a svolgere l’attività di Consulenza ho avuto il piacere di parlare con diversi imprenditori che condividevano più o meno tutti la stessa storia:

hanno iniziato lavorando da soli fino a quando la quantità di richieste non sono diventate eccessive. A quel punto hanno pensato bene di assumere qualche persona che li potesse aiutare: prima un collaboratore per poche ore, poi a tempo pieno, poi qualcuno che seguisse gli aspetti amministrativi…pochi anni si sono trovati alla guida di una azienda di 5 – 10 anche 20 persone. Oramai non svolgono quasi più lavori manuali e sentono l’incombenza di dover “gestire” l’organizzazione.

Sembrerà strano, molti non ci credono quando glielo faccio notare, ma sostanzialmente hanno cambiato lavoro: prima erano operai ora devono essere direttori generali! Non sempre questo passaggio è così semplice, ed è proprio questo il motivo per cui spesso mi chiedono di poterli aiutare.

Una delle prime questioni che di solito mi trovo ad affrontare è la definizione dei ruoli all’interno dell’organizzazione.

Quando ha aperto la sua attività, l’imprenditore era sostanzialmente un “commerciale-addetto all’amministrazione-centralinista-operaio-segretario-social media manager-manutentore-responsabile della sicurezza”.

Con l’aumento dei dipendenti ed il conseguente aumento della complessità dell’organizzazione, definire bene i ruoli all’interno dell’azione è l’unica via per garantire la sopravvivenza dell’azienda e soprattutto per il benessere dello stesso imprenditore.

MODELLO DI MINTZBERG

E quali sono i ruoli chiave in una organizzazione? La teoria Classica (vedi MODELLO DI MINTZBERG) prevede 5 aree:

il nucleo operativo: cioè coloro che svolgono materialmente l’attività per cui l’organizzazione esiste. Senza Nucleo operativo l’organizzazione non avrebbe senso di esistere. (operai, operatori, addetti alle vendite, ecc…)
Il vertice strategico: è formato dalle persone che hanno la responsabilità globale dell’organizzazione.
la linea intermedia: soprattutto nelle grandi aziende il vertice strategico non può controllare e supervisionare l’interro nucleo operativo, per questo si avvale di figure intermedie affidando loro incarichi di Responsabilità (capo Reparto, Responsabili di Area, ecc..)
la tecnostruttura: tecnici con particolari funzioni quali contabili, tecnici informatici, analisti, ecc…
lo staff di supporto: unità operative con funzioni specifiche che forniscono all‟azienda un supporto “esterno” al suo flusso operativo (es: mensa, ufficio legale, laboratori).

Tralasciando per un momento il nucleo operativo (che è tipico di ogni organizzazione) nelle altre aree le figure da individuare sono pressoché standard

VERTICE STRATEGICO

DATORE DI LAVORO (figura importantissima in tutti i contratti, per la Sicurezza, ecc…non è detto che debba essere a tutti i costi l’imprenditore o il Presidente dell’organizzazione)
DIREZIONE STRATEGICA (Chi stabilisce le linee guida che verranno seguite dall’intera organizzazione)

Un esempio di un’attività di Consulenza Organizzativa: ispirandomi al modello di Mintzberg ho invitato il cliente ad inserire un nome sotto Area dell’azienda (Strategia, Comunicazione, Controllo di Gestione, ecc..)

LINEA INTERMEDIA

RESPONSABILI DELLA PRODUZIONE
RESPONSABILE DI AREA
RESPONSABILE DEL PERSONALE

TECNOSTRUTTURA

RESPONSABILE AMMINISTRATIVO
RESPONSABILE FORMAZIONE
RESPONSABILE QUALITA’
RESPONSABILE SICUREZZA
RESPONSABILE COMMERCIALE
RESPONSABILE COMUNICAZIONE
RESPONSABILE CONTROLLO DI GESTIONE
RESPONSABILE ACQUISTI

STAFF DI SUPPORTO

CONSULENZA LEGALE
UFFICIO PAGHE
MENSA
PULIZIA

LA NASCITA DEGLI ESPERTI DI SETTORE

Il vero problema nelle organizzazioni medio piccole è che non è possibile individuare una persona per per ogni singola mansione. La vera sfida è da un lato riuscire a conglobare più mansioni in un’unica persona, dall’altro cercare di decentrare la responsabilità su diverse figure e non concentrare tutto sulla figura del “paron”. Questo passaggio di Responsabilità non è mai facile però è anche l’unica maniera per garantire alla struttura una solidità:

“non esistono più maestri, ma solo esperti di settore”

Questa citazione, presa da un film di Castellitto (La bellezza del somaro, 2010) è una panoramica del modo di fare impresa nei giorni nostri: non basta sapere le cose in maniera generale, è sempre più importante avere tecnici iper-preparati… per questo motivo la figura del “commerciale addetto all’amministrazione centralinista operaio segretario social media manager manutentore e pure responsabile della sicurezza” deve lasciare il posto ad una divisione di ruoli e mansioni chiare e condivise…ed il primo passo è proprio quello di chiedersi “chi fa cosa?” o, in alcuni casi, conviene chiedersi “chi, dentro la mia azienda, potrebbe imparare a fare questa cosa?”

Se pensi che la tua azienda necessiti di iniziare a sviluppare una propria organizzazione interna, individuando ruoli chiave e redistribuire le responsabilità, contattami!! Ho già aiutato diverse imprese a trasformare l’organigramma da “un foglio che mi hanno detto di compilare” ad un vero e proprio modello organizzativo al servizio dell’azienda.