Ideas n 7: Gestire i dati della propria organizzazione

“ideas for the future è una raccolta di idee e suggerimenti in ambito aziendale e organizzativo. Alcune sono dei semplici Consigli Pratici, altri sono vere e proprie Strategie Aziendali. Molte di queste idee probabilmente nella tua azienda le utilizzi già, ma sono sicuro che qualcuna ti è nuova. In ogni caso mi farebbe piacere sapere la tua opinione e ti invito a commentarle al termine dell’articolo“

Il DATABASE. Quella cosa mostruosa e pallosa che nessuno vuole fare e soprattutto nessuno vuole gestire. Si oggi voglio parlarvi proprio del DATA BASE e dell’importanza di averne uno. Vi sono tantissime tipologie di DATABASE, soprattutto con diverse complessità…in questa Ideas non mi soffermerò a descrivere come è fatto un DB (anche perchè non è il mio campo…) ma sull’importanza dei dati per qualsiasi tipo di Organizzazione moderna.

In particolar modo, essere in possesso di Dati risulta fondamentale in due fasi della gestione aziendale:

Il momento dell’ Analisi Strategica
la fase di Vendita

NON C’è STRATEGIA SENZA UN DATABASE

Non nascondiamoci dietro ad un dito: se non sappiamo dove siamo, non possiamo di certo sapere dove possiamo andare.

Ecco, un database che tenga conto di dati vendita ti permette di analizzare la tua situazione attuale confrontandolo con gli anni passati.

Quanto abbiamo fatturato quest’anno? E soprattutto, rispetto all’anno scorso abbiamo fatturato di più o di meno?
Quanti sono i nuovi clienti? E quanto spendono per i nostri servizi/prodotti?
Come vanno i nuovi prodotti?
Quanti costi abbiamo sostenuto o stiamo sostenendo?

Le ‘obiezione principale che ricevo quando faccio queste domande nelle aziende o nelle Cooperative che seguo è più o meno sempre la stessa: “questi dati me li dà il commercialista e si vedono dal bilancio”.

Niente contro i Commercialisti e niente contro la veridicità di un bilancio, ma la gestione di una azienda non può essere fatta solamente tra maggio e giugno in occasione della assemblea di approvazione del bilancio.

Gestire una azienda significa sapere ogni giorno / settimana / mese a che punto siamo e poter di conseguenza adottare delle strategie che possano portare delle correzioni alla rotta. E l’unico strumento che ti permette di fare questo è un database costruito su misura per trasformare dei numeri in informazioni utili.

Esempio di Database interno per l’analisi dei dati:

In CPL SERVIZI da quasi 4 anni abbiamo creato uno strumento che analizzi di mese in mese alcune variabili:

il fatturato (diviso per Centri di Costo)
i costi (diviso tra costi del Personale, Acquisto Beni e Servizi)
la liquidità presente nei vari conti correnti
il numero dei dipendenti e di soci
il numero di giorni di ferie / malattia / infortunio
e altri dati che riteniamo utili per il controllo della Cooperativa.

Il primo anno è stato un lavoraccio: tutti i mesi a reperire dati, non sapendo bene come inserirli e come conteggiarli…ricordo anche che avevamo preso in considerazione molte più variabili che poi via via abbiamo eliminato. Superato le difficoltà iniziali, ora abbiamo uno strumento che ci consente di sapere di mese in mese la nostra situazione da diversi punti di vista e poter quindi fare delle scelte più consapevoli per il futuro della Organizzazione.

NON C’è VENDITA SENZA UN DATABASE

L’esempio che abbiamo visto in precedenza, prendeva in considerazione dati particolari, sostanzialmente dati dell’azienda; Vi è anche un altro tipo di dati che una organizzazione (ma anche una semplice partita iva) dovrebbe tenere in considerazione: sto parlando delle informazioni sui nostri clienti e, più in generale, sugli Stakeholders (tutte le persone e organizzazioni che cui abbiamo a che fare).

Queste informazioni diventano importantissime nella fase di vendita perchè ci consentono di selezionare al meglio la nostra clientela, conoscendo i loro interessi e le loro abitudini. Provo a Spiegarlo con alcuni esempi.

Le gomme per i SUV

Ipotizziamo di dover gestire una officina e una grande casa produttrice di pneumatici ci informa che prevede degli sconti per le vetture di grandi dimensioni. Come fare per sfruttare questa informazione e raggiungere quindi i clienti interessati all’acquisto di nuovi pneumatici?

In molti potrebbero rispondere che un post sui canali social dell’azienda potrebbe bastare. in realtà un post generico su Facebook potrebbe rivelarsi controproducente dal momento che i possessori di utilitarie si sentirebbero poco considerati… Si pensi, invece al grande potere commerciale che avrebbe una comunicazione (via lettera? tramite mail?) del tipo “caro cliente, sappi che noi come PIPPOGOMME abbiamo pensato ad una sensazionale offerta per la tua auto SUV8: il 30% di sconto sull’intero treno di gomme!! ……..contattaci per maggiori informazioni”

Sicuramente avrebbe maggiore effetto del semplice post. Ma non potremmo scrivere nulla se non sappiamo a chi inviare questa comunicazione. Di nuovo, ci serve un database.

Il 5 x 1000 alla Cooperativa

Immaginiamo ora di essere a capo di una Cooperativa Sociale. Secondo voi, un genitore che ha conosciuto la nostra cooperativa grazie ad un doposcuola, sarebbe interessato a destinare il suo 5×1000 alla nostra buona causa? Sicuramente si, sicuramente avrebbe un interesse maggiore di una persona qualunque che non ha mai usufruito dei servizi della nostra Cooperativa. Ora rimane una domanda da fare: glielo abbiamo chiesto?

“lo sai perchè la gente dona? perchè qualcuno glielo ha chiesto”
PRIMA REGOLA FONDAMENTALE DEL FUNDRAISING

Ma come facciamo a chiederglielo se non abbiamo la sua anagrafica nel nostro database e l’autorizzazione al trattamento dei dati persoanali??

Le promozioni dell’assicuratore

Un ultimo esempio lo racconto in prima persona e riguarda la mia attività di consulente assicurativo. Capita spesso che la Compagnia per cui lavoro (Allianz, n.d.r.) faccia delle promozioni particolari, tipo polizze con sconti extra, oppure garanzie aggiuntive a prezzi stracciati, ecc… Promozioni che, di solito durano 1-2 al massimo 3 settimane.

Come potrei fare per cercare di coinvolgere più persone possibili? chiamo tutti quanti i miei clienti? in tre settimane, è impossibile, di solito ci vuole almeno una settimana per chiudere una trattativa, a volte anche qualche mese….devo a tutti i costi individuare delle persone già interessate alla promozione e non c’è modo migliore che contattarle dopo aver eseguito una scrematura tra tutte le mie anagrafiche? si, avete capito bene, senza database molte promozioni andrebbero sul camino…

Il tempo per gestire dati

Questi erano tre esempi di come un elenco di nominativi possa aiutare la fase di vendita, ne potrei fare molti altri. Quello che mi preme aggiungere ora è che la gestione di Dati sarà un’aspetto sempre più strategico per qualsiasi organizzazione: dalla semplice partita iva alla multinazionale.

Rimane, però, il problema della gestione dei dati che non può occupare più di un 15-20% delle nostre attività lavorative.

Ogni organizzazione deve fare una riflessione sui dati che effettivamente le servono ma soprattutto su quelle che riesce a gestire. Nel mercato vi sono moltissimi programmi di Database che semplificano alcuni passaggi ma il vero lavoro deve essere quello di analisi che indirizza le scelte aziendali e quelle di vendita.

Report in formato PDF, ad esempio, rischiano di generare solamente tanto lavoro che poi non riusciamo a gestire….ogni organizzazione deve decidere di quali dati ha bisogno e poi concentrarsi sulla gestione e sviluppo di quelli.

Personalmente come Consulente assicurativo, ho un database dove annoto tutte le trattative iniziate. Un semplicissimo foglio excel con nome e cognome, data della trattativa e prodotto presentato. Tutto qua. Le uniche informazioni che mi servono per individuare clienti potenzialmente interessati. Ma la mia attività la svolgo essenzialmente da solo e per analisi più complesse posso contare sui dati messi a disposizione dalla Compagnia.

In Cooperativa invece, ho più personale a disposizione e un ufficio amministrativo dedicato; di conseguenza mi è più facile fare elaborazioni più complesse che tengano conto anche delle ore lavorate e del fatturato per ogni servizio.

In estrema sintesi, a mio avviso vale la massima